Dafür zu sorgen, dass auch in Corona-Zeiten genug Personal an Bord ist, war die Lockdown-Herausforderung des Bereichs 4 - Personal und Recht.
Mit dem Anstieg der Infektionszahlen im Frühling stieg auch die Arbeitsintensität im Bereich 4 - Personal und Recht.
Denn oberste Aufgabe
war, die Arbeitsfähigkeit des Klinikums weiter sicherstellen zu können – das bedeutete, für ausreichend Personal an den entscheidenden Stellen zu sorgen. Konkret beinhaltete dies eine große Bandbreite an einzelnen Aufgaben – von der Organisation einer Kindernotfallbetreuung über Regelungen zum Mitarbeiterschutz bis zur Koordination des Einsatzes freiwilliger Helfer.
Die größte Herausforderung war: Haben wir genug Personal für unsere Aufgaben? „Ab März haben wir zunächst jeden Morgen geprüft, wer tatsächlich im Haus war – also, wo sich wie viele Mitarbeiter krankgemeldet haben oder in Quarantäne gehen mussten", berichtet Sandra Kuwatsch von der ersten heißen Phase der Corona-Pandemie. Wenn irgendwo ein Engpass entstand, musste nachgesteuert werden. Doch das war selten nötig. „Das erstaunliche war – es waren faktisch alle an Bord", so Kuwatsch. Sowohl im Klinikum als auch im Bereich 4 selbst. „Wir hatten daher tatsächlich immer genug Personal." Dazu hat sicher beigetragen, dass im Klinikum frühzeitig Maßnahmen ergriffen wurden, um das Personal zu schützen. Dienstreisen, Hospitationen, Nebentätigkeiten, aber auch der Klinikbetrieb selbst wurden deutlich heruntergefahren. „Dadurch hatten wir natürlich viel Freiraum, um zum Beispiel Personal an den Stellen einsetzen zu können, wo es im Gegensatz zum allgemeinen Trend mehr Arbeit gab." Das Klinikum arbeitsfähig zu halten, wurde weit über den Bereich Personal hinaus als gemeinsame Herausforderung gesehen. „Ich hatte auch den Eindruck, dass alle stolz darauf waren, im Krankenhaus zu arbeiten und etwas zur Bewältigung dieser Pandemie beitragen zu können", sagt Sandra Kuwatsch.
Für sie und ihr Team beinhaltete dies eine Flut von E-Mails und sehr viel Mehrarbeit, auch an den Wochenenden. Da mussten Dienstreisen storniert und Dienstpläne geändert werden. In dieser Zeit wurde dann auch dank Corona etwas geschaffen, was lange schon gewollt war – eine konkrete Besetzungsabbildung der Pflege auf den Stationen. Da Kindergärten und Schulen schlossen, stellte sich ganz dringend die Frage der Betreuung von Mitarbeiterkindern. „Das abzusichern hat uns sehr stark beschäftigt", erinnert sich Kuwatsch. Hinzu kamen enorm viele Sitzungen und Besprechungen, viele schnelle Entscheidungen, die umgesetzt werden mussten. Dabei wurde in enger Abstimmung mit dem Personalrat viel auf den Weg gebracht: Die Möglichkeit der mobilen Arbeit, Ausfallkonzepte, der Einsatz freiwilliger Helfer. „Es gab sehr viele Gespräche mit Führungskräften zur Abstimmung der jeweils erforderlichen Maßnahmen", so Sandra Kuwatsch. „Dabei haben wir noch einmal tiefere Einblicke in die Organisation hinein gewonnen, wovon wir alle profitieren werden."
Gut war, dass sich die Mitarbeiter des Bereichs ganz auf die aktuellen Erfordernisse konzentrieren konnten – die Tarifverhandlungen zum Beispiel wurden ausgesetzt, ebenso Fort- und Weiterbildungen. Dafür mussten Schulungen für die Pflege zum Einsatz in COVID-19-Bereichen aufgesetzt und ein Stufenplan zum Personaleinsatz bei einer weiteren Verschärfung der Lage und Daten für Kontaktliste erfasst und erstellt werden. „Zum Glück ist uns das erspart geblieben, wir haben es aber sozusagen in der Schublade."
Bleiben wird aus dieser Zeit der Wechsel zu Onlineformaten bei Schulungen, die Ausfallkonzepte, und vermutlich wird es auch künftig weniger Dienstreisen geben, glaubt Kuwatsch mit Blick auf die Zukunft. Bereits geblieben ist der höhere Arbeitsaufwand – denn die zusätzlichen Arbeitskräfte zum Beispiel an den Eingängen und zum Screening sind weiterhin im Einsatz, teilweise mit sehr kurzen Verträgen. Als gelernte Lektion aus den ersten Monaten nimmt der Bereich Personal die Erkenntnis mit, dass auch Krisensituationen im Interesse der gesamten Organisation nicht von der Pflicht zur Kontrolle entbinden. „Wir mussten beobachten, dass sich in den Krisenwochen manche Bereiche quasi komplett zurückgezogen haben", erinnert sich Kuwatsch. „Andere haben zusätzliche Aufgaben an vorderster Front übernommen." So sei das eine oder andere Ungleichgewicht in der Arbeitsbelastung entstanden, das sicher nicht ausreichend gut erfasst wurde.
Als extrem positiv hat sie erlebt, welche große Verlässlichkeit es insgesamt in der Krise gab. „Wir haben uns auf ein gemeinsames Ziel fokussiert und waren dadurch zusammen sehr erfolgreich, auch und gerade in der Zusammenarbeit mit der Fakultät", sagt Kuwatsch. Und manche hätten sich als gute Krisenmanager entpuppt, von denen es vorher nicht vermutet wurde. „Ich hoffe sehr, dass wir nach diesen Erfahrungen nun auch die kommenden Monate entsprechend gut meistern werden."
